Điểm mấu chốt của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị là khả năng giảm thiểu chi phí bảo trì nhưng không tác động tiêu cực đến năng suất hoạt động của máy móc thiết bị hay sự hài lòng của khách hàng. Để đạt được điều đó, điều quan trọng là phải vạch ra một chiến lược cắt giảm chi phí thông minh; sử dụng công cụ cần thiết để thực hiện, phân tích dữ liệu thu thập được từ đó xác định chính xác những điểm mấu chốt nên tiết kiệm chi phí bảo trì.
Những phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phiên bản mới thường được thiết kế với cấu hình đặc biệt không những giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí mà còn tối giản mọi quy trình thực hiện công việc. Mọi thứ sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Hãy xem qua 6 điều này để thực hiện thành công những mục tiêu cải thiện các chi phí liên quan đến bảo trì.
Bảo trì phòng ngừa và phỏng đoán
Bảo trì phòng ngừa luôn là điều cần quan tâm hàng đầu đối với bất cứ một công việc quản lý bảo trì nào. Nhiều nỗ lực được thực hiện để cắt giảm các chi phí liên quan đến bảo trì. Nhưng trong dài hạn, điều này sẽ dẫn đến việc gia tăng tổng chi phí bảo trì khi các thiết bị đắc tiền và những tài sản khác dần dần hoạt động kém hiệu quả hơn so với công suất ban đầu, thời gian chết máy càng xảy ra thường xuyên hơn và thậm chí trở thành hỏng hóc nghiêm trọng, bắt buộc bạn phải thay thế phụ tùng.
Quản lý tài sản doanh nghiệp
Quản lý tài sản doanh nghiệp là một bước tiến quan trọng trong chiến lược bảo trì phỏng đoán. Trong khi bảo trì phòng ngừa là một chiến lược hoàn hảo về quản lý bảo trì tài sản thì phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp (viết tắt của EAM: Enterprise Asset Management) sử dụng các phương pháp đáng tin cậy sẽ bảo vệ tài sản của bạn và tránh vấp phải tình trạng chết máy đột xuất cũng như giảm thiểu những chi phí phát sinh không mong muốn. Nhờ vào việc theo dõi tình trạng hoạt động của tài sản, lưu trữ dữ liệu về quy trình thực hiện công việc, hồ sơ bảo trì và thông tin bảo hành trên cùng một hệ thống, bạn có thể dễ dàng quản lý toàn bộ mọi hoạt động bảo trì chỉ với một cú lick chuột.
Quản lý công việc
Một nguyên nhân phổ biến làm hao phí thời gian, chi phí bảo trì hay sử dụng tài sản kém hiệu quả là sự tồn đọng của các công việc bảo trì không hiệu quả trong bảo trì hàng ngày. Trước tiên, bạn phải vạch ra cho mình một quy trình bảo trì thống nhất trên cùng một hệ thống nhờ vào việc thu thập và phân tích dữ liệu bảo trì, nỗ lực khắc phục sự cố hỏng hóc để tối đa hiệu năng máy móc thiết bị và tối thiểu thời gian thực hiện công việc bảo trì. Một hệ thống phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể giúp bạn quản lý bảo trì một cách dễ dàng thông qua việc tạo ra yêu cầu bảo trì xác định trong khi theo dõi thời gian hoạt động, tần suất sử dụng máy móc thiết bị và các chi phí liên quan đến bảo trì.
Quản lý tồn kho
Khả năng theo dõi và quản lý mọi tài liệu liên quan đến vật tư phụ tùng bảo trì của bạn là điều bắt buộc để vận hành thành công cỗ máy bảo trì và giúp bạn có trong tay những thứ cần thiết cho công việc mọi lúc mọi nơi cũng như giảm thiểu thời gian làm việc ngoài giờ. Kho tài liệu khổng lồ về chi phí vận hành bảo trì sẽ được kiểm soát gắt gao hơn. Và hiển nhiên, bạn sẽ không cần vào tận kho để kiểm kê số lượng vật tư phụ tùng chính xác. Với phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS, quản lý tồn kho chỉ còn là một công việc hết sức đơn giản. Chỉ với 1s click chuột, mọi vật tư phụ tùng cần thiết sẽ luôn sẵn sàng để hoàn thành công việc.
Quản lý dữ liệu
Khả năng thu thập một lượng lớn thông tin bảo trì sẽ trở nên vô ích nếu như bạn không có một phương pháp nào để xử lý và phân tích những dữ liệu đó. Giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể là chìa khoá để giảm thiểu đáng kể các chi phí liên quan đến vận hành máy móc thiết bị và đồng thời mang lại cho bạn những công cụ đa năng trong xử lý, phân tích số liệu bảo trì. Chẳng hạn, một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS được thiết kế thông minh sẽ cho phép bạn lưu trữ hình ảnh, những tài liệu scan và sheet về thời gian bảo trì trên một hệ thống tập trung; nhanh chóng tìm kiếm những thông tin đó chỉ với một thiết bị di động kết nối internet trong lúc đang thực hiện công việc bảo trì. Với những tính năng đặc biệt đó, bạn có thể ngay lập tức nắm được tình hình thực hiện công việc bảo trì và đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn mà không bỏ sót bất cứ một nhiệm vụ bảo trì nào.
Báo cáo
Dữ liệu sẽ được thu thập, xử lý và phân tích khá chi tiết bởi các công cụ đa năng trong phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS. Không những thế, xuất báo cáo theo nhiều dạng khác nhau biểu đồ khác nhau cũng khá đơn giản đối với bạn. Tuỳ chỉnh báo cáo theo mục đích riêng không còn là một rắc rối đối với các nhân viên quản lý bảo trì nữa. Filter và xuất báo cáo trong vòng chưa đầy 2 phút, bạn sẽ có những tài liệu về bảo trì cần thiết sẵn sàng để trình lên ban lãnh đạo cấp cao.
