Có thể là một thách thức đối với việc thiết lập một hệ thống phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS lần đầu tiên đối với người dùng lần đầu đặc biệt nếu hiện nay bạn vẫn chưa cài đặt cho mình một phần mềm về bảo trì (chuyển đổi từ chương trình quản lý hiện tại cũng có những thách thức riêng của nó). Các tổ chức thường xuyên sử dụng cách lưu trữ hồ sơ bằng giấy tờ, các trang tính bảo trì spreadsheet đơn giản để theo dõi công việc bảo trì đến hạn trước khi quyết định đầu tư một gói phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS. Sau khi mua gói phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS, bạn phải lên kế hoạch cài để team bảo trì của bạn có thể dễ dàng thích ứng với việc sử dụng một hệ thống phần mềm mới.
Dưới đây là 8 bước cài đặt phần mềm bảo trì dành cho bạn:
- Tạo một danh sách bảo trì của riêng bạn: Kiểm tra tất cả mọi máy móc thiết bị để có một danh sách các máy móc thiết bị mà bạn muốn bảo trì. Trong khi không cần phải tốn quá nhiều thời gian để lập nên một danh sách quá chi li về tất cả mọi thứ mà bạn có, chỉ cần là một danh sách toàn diện có đầy đủ một số bộ phận quan trọng cần được bảo trì. Sau đó bạn có thể thường xuyên cập nhật danh sách này.
- Phân loại danh sách của bạn: Nhóm các máy móc thiết bị vào các loại khác nhau chẳng hạn như HVAC (Lò sưởi, Hệ thống thông gió, Điều hoà không khí), Ống nước, Phương tiện,… Các nhóm cấp thấp hơn phân loại dựa trên các yêu cầu bảo trì tương tự nhau, ví dụ như: hệ thống nén HVAC, máy bơm nước thải, máy nén.
- Xác định công việc bảo trì của bạn: Một khi bạn phân loại tất cả các máy móc thiết bị của mình dựa theo yêu cầu bảo trì, bạn có thể đưa ra các loại công việc bảo trì khác nhau ứng với từng nhóm máy móc thiết bị. Thường thì các nhóm thiết bị cấp thấp hơn được bao gồm cả chiến lược bảo trì theo kế hoạch và bảo trì phòng ngừa cũng như bảo trì đột xuất/ bảo trì theo sự cố hỏng hóc.
- Ai sẽ thực hiện công việc bảo trì? Phân công nhiệm vụ cho các nhân viên bảo trì phù hợp với kỹ năng của từng người, vạch ra một lịch trình bảo trì cụ thể mà họ sẽ thực hiện công việc (chẳng hạn: ca ngày, ca đêm,…). Nhập các thông tin cần thiết vào hệ thống phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS.
- Xác định các nhiệm vụ bảo trì: Mở rộng từng nhiệm vụ bảo trì để xác định tần suất bảo trì (mỗi tuần, mỗi tháng, dựa trên chỉ số meter, bảo trì đột xuất), cách thực hiện (yêu cầu các kỹ năng thực hành tốt), các vật tư phụ tùng cần cho công việc, số lượng nhân công và thời gian. Điều này sẽ cho phép bạn tính toán được chính xác các chi phí và xác định được mối liên quan giữa các bộ phận với nhau.
- Xác định thiết bị và máy móc quan trọng – các bộ phận quan trọng sẽ gây tác động gì nếu xảy ra sự cố hỏng hóc. Tương tự vậy hãy xác định các nhiệm vụ bảo trì quan trọng nhất – các nhiệm vụ nào nếu mà bạn không thực hiện sẽ gây ra sự cố hỏng hóc nghiêm trọng. Bắt đầu nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS/ phần mềm bảo trì đối với những máy móc, bộ phận quan trọng và chi tiết nhiệm vụ bảo trì. Nhiều gói phần mềm bảo trì nên có thể nhập nhiều dữ liệu từ các trang tính bảo trì.
- Bắt đầu: Bắt tay vào sử dụng ngay phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS. Tăng cường nhập dữ liệu với tốc độ cao hơn.
- Kiểm tra thường xuyên: Thực hiện phân tích hệ thống hàng kỳ để thấy được bạn đang thực hiện công việc như thế nào. Bạn nên dần dần giải quyết các tồn đọng công việc bảo trì của mình, giảm số lượng công việc bảo trì đột xuất hay tăng cường các công việc bảo trì theo kế hoạch/ bảo trì phòng ngừa.
Lựa chọn phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS tối ưu
Khi bạn đã xác định được một phần về thiết lập phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đối với chương trình quản lý bảo trì thiết bị của bạn, tìm kiếm cho mình một phần mềm CMMS tốt nhất có thể là một thách thứ. Có hàng trăm chương trình phần mềm quản lý bảo trì thiết bị trên thị trường. Bạn có thể download hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý bảo trì miễn phí. Nó sẽ mang lại cho bạn một list các tiêu chí lựa chọn khác nhau có thể giúp bạn xác định phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp nhất đối với nhu cầu của bạn.
Liên hệ với WinMain ngay hôm nay để nhận được phần mềm demo miễn phí.
