Có rất nhiều phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS trên thị trường và nhiều ứng dụng quản lý tài sản được thay đổi mọi lúc.
Sự nguy hiểm của việc chỉ sử dụng một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS mặc định sẵn có mà không hề quan tâm đến điều mà công ty bạn thực sự cần được cho thấy rõ trong một kết quả khảo sát của A.T. Kearney 1993. Trong 3300 người sử dụng phần mềm phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS, 80% phần mềm CMMS không đáp ứng được các mong đợi của người dùng. Mặc dù phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đã cải thiện được 74% báo cáo lịch sử bảo trì, 58% hiệu suất bảo trì, 58% hồ sơ lưu trữ và kiểm soát tồn kho, 45% các chi phí bảo trì được kiểm soát và cắt giảm.
Áp dụng 10 tips sau giúp bạn chọn được cho mình một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp nhất cho công việc kinh doanh của bạn:
1.Vạch ra lý do tại sao bạn cần một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS và điều bạn muốn từ nó
Bước đầu tiên là vạch ra những điều bạn muốn và đánh giá mức độ hiệu quả của nó như thế nào. Đánh dấu bất kỳ một bộ phận có trục trặc nào cũng như những bộ phận bạn muốn duy trì mức độ hoạt động ổn định hiện tại và trong tương lai.
Chuẩn bị càng sớm càng tốt trước khi bắt đầu tìm hiểu về một nhà cung cấp nào đó. Liệt kê những điều bạn muốn dựa trên:
- Các chức năng lên kế hoạch bảo trì
- Quản lý tài sản và tồn kho
- Phân tích và báo cáo
2.Xác định ai sẽ trực tiếp sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS và những yêu cầu đặt ra cho họ
Quyết định ai sẽ sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS cũng như ai sẽ thực hiện công việc triển khai dự án này. Người dùng sẽ là người có tầm ảnh hưởng đến quyết định chọn mua một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS. Bạn muốn:
- Tăng tốc độ phân tích các công việc bảo trì khẩn cấp để hạn chế tần suất tái xảy ra các sự cố hỏng hóc tương tự.
- Tiết kiệm thời gian yêu cầu để thu thập và phân tích dữ liệu bảo trì.
- Quản lý hiệu quả nguồn ngân sách bảo trì.
- Nâng cao chất lượng công việc bảo trì.
3.Xác định nguồn ngân sách bảo trì
Hiểu được nguồn ngân sách có sẵn đối với bạn và số tiền tiết kiệm mà bạn mong đợi nhờ vào việc ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS. Vậy mục tiêu ROI của bạn là gì?
4.Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp
Trang bị tất cả những yêu cầu bạn có thể sử dụng để đánh giá những nhà cung cấp khác nhau và các ứng dụng sẵn có để tìm sản phẩm thích hợp dựa trên các yêu cầu về tính năng cũng như giá trị mà sản phẩm đó mang lại.
So sánh các website và báo cáo có sẵn và phần lớn các nhà đầu tư thường yêu cầu sự trình bày về sản phẩm hay phần mềm demo dùng thử.
Và sau đó hỏi 6 câu hỏi sau.
5.Ứng dụng có thân thiện với người sử dụng không?
Chắc chắn sẽ rất đơn giản để sử dụng cho mọi người sử dụng. Từ việc nhập liệu và đưa ra yêu cầu bảo trì đến hoạch định bảo trì và chạy báo cáo.
Tìm kiếm công cụ hỗ trợ nhập liệu, kéo thẻ các lựa chọn, biểu đồ, hình ảnh.
6.Liệu phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có tương thích với hệ thống quản lý hiện tại của doanh nghiệp hay không?
Đó là điều hết sức quan trọng. Để đảm bảo mức độ hiệu quả mà phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể mang lại đối với hiệu quả trao đổi thông tin giữa các bộ phận và loại bỏ một số công việc không cần thiết. Nếu không, bạn sẽ làm cho tình trạng trở nên xấu đi mất.
7.Liệu mọi người dùng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có được đào tạo kỹ càng như nhau không?
Đây chính là điều cốt yếu để đạt được mục tiêu ROI rằng mỗi người đều được sử dụng và áp dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS.
8.Liệu nhà cung cấp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có ổn định hay không?
Hệ thống sẽ được sử dụng trong vài năm, chính vì thế bạn cần một đối tác cam kết lâu dài. Kiểm tra lịch sử, case studies, kinh nghiệm và người tham khảo về nhà cung cấp mà bạn chọn.
9.Có chính sách hỗ trợ khách hàng tốt hay không?
Liệu nhà cung cấp có giải quyết những vấn đề phát sinh trong suốt thời gian nhà máy vận hành phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS hay không?
10.Sự phát triển trong tương lai của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đó là gì?
Theo thời gian, bạn sẽ cần mở rộng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS của bạn và cải thiện khi bạn tiếp tục sử dụng phần mềm CMMS. Đảm bảo rằng nhà cung cấp có thể cho bạn thấy được tất cả những thế mạnh này.
