Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS cũng được biết như phần mềm quản lý bảo trì bằng máy tính (viết tắt là CMMS: Computerized Maintenance Management System) là phần mềm tương đối hoàn thiện. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị tối ưu sẽ giúp nhà quản lý bảo trì cả về bảo trì đột xuất và bảo trì theo sự cố hỏng hóc cũng như các chiến lược bảo trì phòng ngừa hay phỏng đoán. Khả năng thu thập và phân tích dữ liệu bảo trì là một tính năng cực kỳ hữu ích trong việc xác định nguyên nhân của sự cố hỏng hóc, nhằm cải thiện và giảm thiểu các chi phí liên quan đến bảo trì.
Phải làm thế nào khi có quá nhiều lựa chọn!
Bạn có phải là người chịu trách nhiệm tìm kiếm phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp với tổ chức của mình? Có hàng trăm chương trình khác nhau về phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS sẵn có trên Google. Tuy nhiên, sự đa dạng hoá của các sản phẩm phần mềm dường như khiến cho bạn cảm thấy rất khó khăn để chọn ra những sản phẩm nào thực sự thích hợp với nhu cầu của mình. WinMain cùng bạn đặt ra một danh sách các thắc mắc khi chọn mua một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS được giải thích cặn kẽ. Thu nhỏ vùng tìm kiếm của bạn lại và bắt đầu chọn cho mình một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp nhé.
15 câu hỏi giúp bạn tìm ra một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị tối ưu
1. Hệ thống nào sẽ được ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS và ai sẽ là người sử dụng nó?
Bạn nên chú trọng đến quy mô của team bảo trì, số lượng khu vực được quản lý và mức độ tích hợp được yêu cầu với các hệ thống công ty khác. Các nhóm bảo trì khổng lồ phân tán nhiều khu vực có thể yêu cầu một hệ thống phân loại tài sản nếu bạn cần tổng hợp tất cả mọi dữ liệu bảo trì. Nếu tích hợp với các hệ thống khác ở một mức độ cao hơn thì bạn cần trang bị thêm cho mình một hệ thống phân loại tài sản. Đặc biệt các gói phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp ERP lại mang đến cho bạn nhiều modules bảo trì và được tích hợp sẵn với các hệ thống khác. Giảm kích thước của các hệ thống như vậy rất tốn kém để mua và thực hiện. Bạn cũng có thể tuỳ thích yêu cầu dịch vụ tư vấn và huấn luyện cũng như hỗ trợ trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm.
2. Bạn sẽ sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS như thế nào nhỉ?
Đối với các nhóm bảo trì từ cỡ nhỏ đến cỡ trung (khoảng dưới 50 người), một hệ thống phân loại tài sản thường không cần thiết. Một gói phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS cho các nhóm bảo trì cỡ nhỏ và trung thường là một sự lựa chọn tối ưu nhất. Các sản phẩm CMMS trọn gói thường được bán trên các website phần mềm uy tín như là một dịch vụ hay một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS được cài đặt và bảo trì bởi người sử dụng.
3. Bạn sẽ được bảo mật thông tin như thế nào trong tương lai?
Hãy chọn mua một gói phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS mà bạn có thể cài đặt và vận hành chúng trên máy tính của bạn. Điều này sẽ bảo vệ bạn khỏi những sai sót, sự thay đổi về bản quyền, bảo mật dữ liệu riêng tư của bạn và cho phép bạn quyền kiểm soát tuyệt đối đối với toàn bộ dữ liệu về bảo trì. Thử tìm kiếm những sản phẩm chỉ tốn phí bản quyền một lần (bản quyền vĩnh viễn). Tránh việc những nhà cung cấp yêu cầu bạn phải trả các phí hàng tháng hay hàng năm để sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS của họ bởi vì bạn sẽ vấp phải những trường hợp thay đổi giá hay ngưng sử dụng các sản phẩm phần mềm đó (chẳng hạn bạn bắt buộc phải nâng cấp phần mềm bởi vì nhà cung cấp không còn hỗ trợ kết hợp với sản phẩm mà bạn mua ban đầu). Hãy thận trọng với những vấn đề tiềm ẩn như vậy và các vấn đề liên quan đến tổ chức với các phần mềm Cloud CMMS và On-Premise CMMS.
4. Làm thế nào để cài đặt hệ thống?
Hãy quan tâm đến mức độ khó/dễ khi cài đặt phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS và cả khi nhập/xuất dữ liệu của bạn. Những lợi ích của chi phí bản quyền thấp sẽ không là gì nếu phí cài đặt và triển khai phần mềm là một khoản tiền khổng lồ mà bạn phải trả. Các hệ thống phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS này được thiết kế tối ưu nhất để người sử dụng có thể tự cài đặt và quản lý chúng.
5. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đó có hỗ trợ bạn lên kế hoạch bảo trì không?
Những phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS thông minh cho phép người quản lý tạo ra các quy trình chuẩn cho từng loại thiết bị khác nhau. Chẳng hạn như: một hệ thống HVAC thường cần dịch vụ hằng tháng để thay bộ lọc, cũng như dịch vụ hằng năm để kiểm tra bộ phận sưởi hay hệ thống làm mát. Một khi các template được cấu hình, chúng có thể liên kết với các thiết vị phần mềm khác hay cũng có thể được tái sử dụng. Trong tình huống này, những nhiệm vụ chuyên biệt về HVAC cùng với tất cả mọi thiết bị trong hệ thống HVAC đều cần đến dịch vụ này. Cần phải giảm nhập liệu vào thư viện công việc khi chúng được thiết lập cũng như khiến cho việc tổng hợp và theo dõi các loại công việc bảo trì khác nhau trở nên dễ dàng hơn.
6. Làm thế nào để lên lịch bảo trì một cách khoa học?
Những phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS tối ưu mang đến cho bạn khả năng lên kế hoạch bảo trì theo nhiều tiêu chí khác nhau (chẳng hạn như ngày trong tuần/tháng, những thay đổi trong máy đọc công tơ, điều kiện báo động, hoàn thành công việc ưu tiên). Chẳng hạn, khả năng lên kế hoạch một yêu cầu công việc dựa trên sự hoàn thành các công việc ưu tiên có thể rất hữu ích khi xử lý một công việc phức tạp cần thực hiện bởi nhiều nhà thầu khác nhau. Khi một công việc bảo trì ở một bộ phận hoàn tất, tiếp tục xử lý công việc bảo trì tiếp theo và cứ thế tương tự.
7. Có thể xử lý công việc bảo trì đối với cả hai thiết bị ở hai địa điểm khác nhau không?
Lên lịch quản lý công việc bảo trì đồng thời đối với 2 thiết bị ở 2 vị trí khác nhau rất có lợi. Điều này giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và chi phí. Trong khi hầu hết các công việc bảo trì được thực hiện đối với thiết bị, có thể lên kế hoạch bảo trì bởi nhiều bộ phận khiến cho bạn dễ dàng hỗ trợ bất cứ một công việc bảo trì nào ở bộ phận khác khi cần thiết (chẳng hạn như các điểm dây chuyền lắp ráp, các khu vực lưu trữ, cảng bốc hàng và thậm chí nhiều hơn thế nữa).
8. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS này có hỗ trợ lịch công việc bảo trì trong những kỳ nghỉ hay ngày cuối tuần không?
Tính năng lịch bảo trì cho phép người sử dụng tạo ra nhiều lịch bảo trì khác nhau cho nhiều thiết bị và nhân viên bảo trì khác nhau. Hệ thống này có thể sử dụng lịch bảo trì để điều chỉnh ngày thực hiện công việc hay xuất thông báo khi nhân viên bảo trì không hoàn thành xong công việc.
9. Có thể xử lý cả các nhiệm vụ bảo trì đột xuất và bảo trì phòng ngừa?
Những hệ thống phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS cho phép các quản lý bảo trì tạo ra và quản lý cả các công việc bảo trì đột xuất cũng như bảo trì theo kế hoạch. Giao diện đơn giản để quản lý cả 2 loại bảo trì khiến cho bạn cảm thấy dễ dàng hơn trong việc theo dõi tiến độ thực hiện công việc và tổng hợp tất cả mọi dữ liệu liên quan.
10. Phần mềm này có chức năng lên kế hoạch bảo trì hay không?
Đây là một chức năng cực kỳ quan trọng có thể thực hiện bởi phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS. Bạn có thể tạo ra các kế hoạch bảo trì hằng ngày và hằng tháng. Có thể tạo ra lịch đến hạn của nhiệm vụ bảo trì và phân công cho nhiều nhân viên bảo trì khác nhau. Chính điều này đã làm cho việc xử lý công việc bảo trì trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng thời gian. Chức năng lên kế hoạch bảo trì cũng sẽ phát tín hiệu cảnh báo nếu có bất cứ một công việc bảo trì nào trùng lịch với một công việc bảo trì khác, nếu nhân viên bảo trì không có mặt để hoàn thành công việc, hay vật tư phụ tùng trong kho hết sạch…
11. Liệu phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đó có báo động hay nhắc nhở các công việc bảo trì cần thực hiện hay không?
Khá dễ dàng để nhận ra rằng chức năng nhắc nhở/ báo cáo cho phép nhân viên bảo trì biết được các công việc bảo trì nào đã quá hạn và bị bỏ qua. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS cũng cung cấp chức năng review công việc bảo trì hiện tại và tương lai, mang đến các phương án bảo trì thích hợp để cân bằng chúng. Điều này có thể giúp bạn tránh khỏi tình trạng có những ngày công việc ngập đầu ngập cổ trong khi lại có những ngày chẳng có một công việc nào để làm.
12. Liệu phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đó có theo dõi vật tư phụ tùng hiệu quả hay không?
Một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS hiệu quả có khả năng theo dõi các vật tư phụ tùng bảo trì, cho phép các quản lý bảo trì liên kết với các bộ phận khác để thực hiện công việc bảo trì cũng như theo dõi mức độ sử dụng vật tư của nhân viên trong khi thực hiện công việc bảo trì. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể giúp theo dõi tồn kho, thông báo cho nhân viên bảo trì biết khi nào cần mua thêm vật tư phụ tùng và nhanh chóng phát hiện ra những phụ tùng không còn được sử dụng nữa. Hơn thế nữa, bạn cũng có thể theo dõi tình trạng sử dụng không thường xuyên của một số loại vật tư phụ tùng nhất định. Điều này rất hữu ích vì nó có thể giúp xác định những mất mát tiềm ẩn hay thực tế bảo trì không hiệu quả.
13. Có thể quản lý các nhà cung cấp vật tư phụ tùng hay không?
Hệ thống có khả năng theo dõi thông tin về các nhà cung cấp vật tư phụ tùng, cho phép bạn dễ dàng đặt mua các phụ tùng đã hết hay liên hệ với các nhà cung cấp để tư vấn về các thiết bị liên quan. Những hệ thống quản lý bảo trì CMMS thông minh hỗ trợ nhiều bộ phận và nhiều nhà cung cấp khác nhau, cho phép người sử dụng phân loại các nhà cung cấp từ đó đưa ra những quyết định loại vật tư phụ tùng nào sẽ được sử dụng trong những lần bảo trì tới.
14. Phần mềm có hỗ trợ xuất những báo cáo mà bạn đang cần?
Nhiều loại báo cáo có sẵn để phân tích dữ liệu trên hệ thống và theo dõi tình trạng hoạt động của toàn bộ hệ thống. Mặc dù bạn có thể xuất ra rất nhiều báo cáo phân tích thống kê phức tạp khác nhau nhưng hầu hết vẫn chẳng giúp ích được nhiều cho các nhân viên bảo trì. Những báo cáo quan trọng bao gồm thống kê các công việc bảo trì chính, phân tích tình trạng bảo trì để đối chiếu với các kế hoạch bảo trì, so sánh thời gian làm việc ngoài giờ của chiến lược bảo trì đột xuất và theo kế hoạch, so sánh các chi phí bảo trì thiết bị so với các máy móc tương tự hay các loại máy móc khác; mức độ sử dụng và chi phí của các vật tư, phụ tùng; báo cáo reorder lại vật tư phụ tùng; các chi phí bảo trì và thời gian thực hiện công việc bảo trì theo phân loại, vị trí, thiết bị…
Báo cáo về thống kê bảo trì có thể được đa dạng hoá. Những loại dữ liệu bảo trì nào nên được thu thập? Bạn sẽ tìm thấy được nhiều chỉ số và hệ số được cung cấp như: MTBF, MTTF, MTTR, thời gian chết máy, tồn đọng công việc bảo trì, độ chính xác ước tính. Những thống kê bảo trì quan trọng nhất là: tồn đọng bảo trì, số ngày trung bình để thực hiện công việc bảo trì, tỷ lệ phần trăm thực hiện công việc bảo trì, thời gian chết máy, thời gian thực hiện chiến lược bảo trì phòng ngừa với chiến lược bảo trì theo phản ứng, các thiết bị nào tốn nhiều chi phí nhất và độ chính xác ước tính của nhiệm vụ bảo trì.
15. Bạn có cần phải chấp nhận mọi yêu cầu bảo trì từ người dùng khách không?
Nếu có nhiều yêu cầu bảo trì phát sinh từ các bộ phận khác, bạn càng phải tìm cách quản lý vô số các yêu cầu từ người dùng khách một cách thông minh và nhanh chóng nhất có thể. Những thông báo bảo trì tự động qua email hay SMS khi đến hạn bảo trì hay có một yêu cầu bảo trì từ bộ phận nào đó cũng là một ý tưởng hay.
Kết luận
Lựa chọn một phần mềm quản lý bảo trì quả là một nhiệm vụ rắc rối phức tạp, đặc biết là khi bạn ngập trong một mớ hỗ độn của hàng trăm sự lựa chọn. Tuy nhiên, những lợi ích của việc chọn mua và sử dụng một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS là một điều đáng phải quan tâm. Cải thiện khả năng quản lý tồn kho bảo trì, giảm các chi phí lưu trữ vật tư phụ tùng. Hơn nữa, tiếp cận với các thống kê thông minh hơn liên quan đến những yêu cầu bảo trì cũng như thông tin chi tiết về các sự cố hỏng hóc có thể xác định được chính xác bộ phận nào cần được cải thiện.
Liên hệ với WinMain ngay hôm nay để nhận được phần mềm quản lý bảo trì thiết bị demo miễn phí!
