CMMS (computerized maintenance management system, phần mềm quản lý bảo trì thiết bị) là một gói phần mềm được thiết kế để duy trì một cơ sở dữ liệu trên máy tính nhằm phục vụ cho hoạt động bảo trì của một tổ chức, doanh nghiệp. Cơ sở dữ liệu này nhằm mục đích giúp công việc của nhân viên bảo trì hiệu quả hơn, các quyết định về bảo trì của quản lý sẽ chất lượng hơn. Khi tìm hiểu về CMMS bạn sẽ thấy có nhiều phần mềm khác nhau trên thị trường, một vài trong số đó là phiên bản phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí. Vậy thì, doanh nghiệp bạn nên chọn phiên bản nào, bản trả phí hay bản miễn phí? Hãy cùng chúng tôi phân tích những ưu và nhược điểm của hai phiên bản này để sau đó bạn có thể quyết định lựa chọn phiên bản phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí
Ưu điểm:
- Ưu điểm lớn nhất, đương nhiên là không tốn phí. Bạn sẽ được sử dụng một phần mềm chuyên nghiệp với các tính năng cơ bản mà không hề tốn chi phí cho việc mua phần mềm. Nếu tiết kiệm chi phí là phương án ưu tiên mà doanh nghiệp bạn chọn, thì phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí là điều bạn nên xem xét.
- Không ngại những rủi ro trong việc lựa chọn sai phần mềm cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí nên là một công cụ test sản phẩm trước khi doanh nghiệp quyết định đầu tư vào một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị nào đó.
Nhược điểm:
Nếu bạn quyết định sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí thì hãy lưu ý những hạn chế sau:
-
Số lượng người dùng hạn chế:
Các phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí sẽ hạn chế số lượng người dùng, khoảng từ một đến vài người. Tuy nhiên, thường thì các công ty không chỉ có một người quản lý bảo trì thiết bị mà còn rất nhiều người liên quan. Vì vậy, việc hạn chế số lượng người dùng (user) sẽ làm giảm đi tính tiện dụng của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị. Do đó, tùy vào tình trạng quản lý bảo trì thiết bị thực tế tại doanh nghiệp mà bạn cân nhắc lựa chọn.
-
Số lượng thiết bị có thể quản lý trên phần mềm cũng bị hạn chế.
Số tài sản mà doanh nghiệp cần quản lý có thể sẽ không được quản lý đầy đủ nếu sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí. Vì các phiên bản miễn phí thường giới hạn số lượng tài sản mà phần mềm cho phép quản lý. Điều này làm cho tính năng quản lý tài sản của phần mềm giảm tác dụng. Và đương nhiên, hiệu quả từ việc sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị sẽ không còn được như mong muốn của doanh nghiệp.
-
Khối lượng công việc bảo trì hàng tháng bị giới hạn.
Tùy vào số lượng cũng như đặc tính của máy móc, thiết bị cần được quản lý bảo trì tại doanh nghiệp mà khối lượng công việc bảo trì hàng tháng cũng khác nhau (bao gồm cả bảo trì chủ động và bảo trì bị động). Nếu như với bản trả phí thì số lượng công việc này không giới hạn thì với phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí thì tính năng này bị hạn chế về số lượng. Vì vậy, trước khi quyết định sử dụng phiên bản miễn phí hay không doanh nghiệp cần phải có bước đánh giá khối lượng công việc bảo trì hiện tại tại doanh nghiệp để không bị vênh khi bắt đầu sử dụng phần mềm.
-
Bị hạn chế một số tính năng so với bản trả phí.
Ví dụ, có thể bản miễn phí sẽ không cho phép bạn truy cập vào hệ thống phân tích báo cáo thống kê, mà những báo cáo này thường lại rất cần thiết đối với người quản lý bảo trì thiết bị và cấp lãnh đạo trong việc kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc bảo trì. Hoặc có thể bạn sẽ không được sử dụng tính năng truy cập qua điện thoại, một tính năng rất hữu dụng để có thể điều khiển công việc nhanh chóng từ xa.
Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị trả phí
Ưu điểm
- Bạn sẽ được sử dụng tất cả các chức năng và tiện ích của phần mềm. Ví dụ một tính năng nổi bật khi sử dụng bản tính phí:
- Phiếu yêu cầu công việc bảo trì
- Quản lý tài sản
- Bảo trì phòng ngừa
- Lưu lại lịch sử bảo trì
- Hệ thống phân tích báo cáo thống kê
- Quản lý mua hàng
- Quản lý tài khoản/phân quyền
- Đấu nối với ERP
- Không giống như phiên bản miễn phí, với phần mềm quản lý bảo trì thiết bị trả phí bạn sẽ không bị hạn chế về số lượng người dùng, cũng như số lượng tài sản có thể quản lý trên phần mềm. Bạn cũng không bị hạn chế khối lượng công việc được lên kế hoạch trong tháng.
- Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm bảo trì thiết bị trả phí, doanh nghiệp bạn còn được sử dụng những tiện ích đầy hữu dụng của phần mềm mà bản miễn phí không có được. Ví dụ như:
- Bạn có thể tùy chỉnh phần mềm, cấu hình, phân quyền chức năng cho nhiều người sử dụng. Thường thì phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí chỉ cho phép một người dùng nên đương nhiên cũng sẽ không thể phân quyền hay chia việc cho bất cứ ai.
- Sử dụng đa thiết bị để truy cập phần mềm ở bất cứ đâu. Rất nhiều phần mềm cho phép người sử dụng truy cập qua điện thoại thông qua công nghệ điện toán đám mây. Nhờ thế người sử dụng có thể gửi phiếu yêu cầu công việc (work order), duyệt phiếu hoặc lên kế hoạch bảo trì, … Tiện ích thường sẽ không được đưa vào trong phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí.
- Các phần mềm quản lý bảo trì thiết bị chuyên nghiệp thường có tính năng kết nối với hệ thống máy móc, thiết bị để đọc các thông số kỹ thuật quan trọng, giám sát và phân tích các thông số này nhằm giúp công việc bảo trì chủ động hơn. Tiện ích này giúp nâng cao hiệu suất làm việc của máy móc, thiết bị. Một điều mà phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí không có được.
Nhược điểm
Điều lớn nhất bạn phải quan tâm khi sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị bản trả phí là chi phí mua phần mềm. Đây cũng không hẳn là một nhược điểm nhưng nó có thể là vấn đề lớn với doanh nghiệp. Rất có thể rằng các doanh nghiệp dễ dàng nhận ra sự hữu ích thật sự khi dùng một phiên bản đầy đủ, chuyên nghiệp có trả phí hơn là phiên bản miễn phí nhiều hạn chế. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng dễ dàng sẵn sàng bỏ ra một khoản chi phí lớn để mua phần mềm trả phí, nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Như vậy, nhìn qua những phân tích trên, hẳn bạn cũng đã có những thông tin sơ bộ làm cơ sở để xem xét, đánh giá nên sử dụng phiên bản miễn phí hay trả phí của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị cho doanh nghiệp của mình.
Tóm lại, nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều máy móc, thiết bị cần quản lý bảo trì và công việc này đòi hỏi nhiều người tham gia thì bạn nên đầu tư cho một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị chuyên nghiệp có trả phí. Vì những hữu ích mà nó mang lại sẽ lớn hơn rất nhiều so với chi phí mà bạn sẽ bỏ ra. Còn nếu doanh nghiệp bạn đang tính đến phương án tiết kiệm chi phí và những hạn chế của phiên bản miễn phí không phải là vấn đề lớn thì sao lại không chọn phần mềm quản lý bảo trì thiết bị miễn phí để tối ưu hóa chi phí của mình?
