Bảo trì máy móc thiết bị định kỳ là điều rất cần thiết đối với sự vận hành hiệu quả máy móc của bạn. Mục tiêu đặt ra là giảm thiểu thời gian chết máy, tiêu hao nguyên liệu và kéo dài thời gian hoạt động máy móc thiết bị. Chiến lược để bạn chinh phục những mục tiêu này là bảo trì phòng ngừa (viết tắt của PM: Preventive Management).
Để đạt hiệu quả cao trong quản lý bảo trì thiết bị máy móc, bạn cần có một insight cụ thể rút ra từ các chỉ số đánh giá hoạt động KPI (Key Performance Indicators). Bạn cần biết những tài sản nào sắp đến hạn bảo trì, cần ưu tiên cho tài sản nào trước, yêu cầu về vật tư phụ tùng bảo trì và phương pháp bảo trì phòng ngừa nào nên được thực hiện để giữ cho các máy móc thiết bị luôn trong tình trạng hoạt động bình thường.
Theo dõi, thu thập, xử lý và phân tích việc sử dụng các chỉ số KPIs trong phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS tác động đến công việc kinh doanh của bạn. Đo lường là cách mà phần lớn các quản lý bảo trì thường sử dụng để hiểu tường tận về một vấn đề nào đó. Hiểu để kiểm soát và để cải thiện.
Sau đây là 6 chỉ số KPIs quan trọng mà bạn có thể sử dụng để vạch ra một chiến lược quản lý bảo trì thiết bị toàn bộ hệ thống được vận hành trơn truông.
1. Độ tin cậy của máy móc thiết bị?
Độ tin cậy là một chỉ số đo lường cực kỳ quan trọng đối với những tài sản thiết yếu. Thời gian trung bình giữa những lần hỏng hóc (viết tắt là MTBF: Mean Time Between Failure) liên quan đến thời gian giữa những hỏng hóc ngoài dự kiến của một tài sản. Mục tiêu của những nỗ lực bảo trì là làm cho chỉ số MTBF này tăng cao. Để đảm bảo độ chính xác của phương pháp đo lường này, thời gian trung bình giữa những lần hỏng hóc MTBF phải được đánh giá hàng năm.
2. Đâu là nguyên nhân cốt lõi gây ra sự cố hỏng hóc trong quá trình hoạt động?
Nếu MTBF cho thấy tình trạng làm việc kém hiệu quả thì bước tiếp theo là xác định bộ phận nào gây ra sự cố này – chất lượng máy móc thiết bị ban đầu, chất lượng của các vật tư phụ tùng thay thế hay trình độ chuyên môn và thói quen làm việc của các nhân viên bảo trì.
Thu thập thông tin lý do tại sao lại xảy ra sự cố hỏng hóc là một chỉ số cực kỳ quan trọng giúp bạn cải thiện hiệu quả công việc bảo trì. Liệu nhân viên vận hành máy của bạn có thể tận dụng triệt để những kiến thức được đào tạo? Có phải máy móc hỏng hóc bởi vì nó quá cũ kỹ hay không? Liệu team bảo trì của bạn đảm bảo chất lượng của vật tư phụ tùng thay thế?
3. Có bao nhiêu công việc bảo trì được thực hiện đúng hạn?
Mặc dù việc vẽ đường đánh giá xu hướng thực hiện công việc với những chỉ số tương tự như MTBF là rất quan trọng nhưng bạn cũng nên kiểm tra xem liệu tổ chức của bạn có đang bảo trì đúng cách. Đánh giá tỷ lệ phần trăm công việc bảo trì theo điều kiện được thực hiện đúng hạn cũng là một chỉ số có ích đối trong việc đánh giá những sự cố hỏng hóc đã /sẽ xảy ra như thế nào? Đây cũng là một chỉ số KPI đơn giản và miễn phí.
4. Công việc bảo trì của bạn được thực hiện hiệu quả như thế nào?
Để có một cái nhìn rõ hơn về chất lượng công việc bảo trì của bạn, hãy so sánh giữa chỉ số về bảo trì theo kế hoạch so với bảo trì theo phản ứng. Chỉ số KPI này sẽ giúp bạn có những giải pháp lý tưởng cho việc chi tiêu thông minh vào các khoản bảo trì máy móc thiết bị.
Bảo trì phòng ngừa thường tốn ít chi phí hơn so với bảo trì theo phản ứng. Nó giúp bạn theo dõi được số lượng khóa đào tạo training cho mỗi nhân viên bảo trì hằng năm; từ đó đánh giá được chất lượng của việc ứng dụng những kiến thức đó vào thực tế công việc của nhân viên.
5. Số lượng complaints từ người sử dụng cuối cùng
Sản phẩm của bạn được người sử dụng đánh giá tốt. Đó là lý do tại sao việc theo dõi số lượng complaints từ người sử dụng cuối cùng là một chỉ số KPI vô cùng quan trọng đối với bảo trì. Để hiểu được chất lượng thực sự sản phẩm của công ty bạn, thu thập và phân tích những phản hồi từ người sử dụng là điều rất cần thiết. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS sẽ cho phép người dùng dễ dàng tuỳ chỉnh cấu hình, theo dõi những feedback quan trọng từ người sử dụng từ đó giúp bạn chủ động hơn trong việc thay đổi phần mềm quản lý bảo trì thiết bị theo hướng tích cực.
6. Chi phí bảo trì cho mỗi tài sản
Bạn phải bỏ ra bao nhiêu chi phí bảo trì cho mỗi tài sản? Những chi phí bảo trì thực sự so với chi phí được dự trù? Theo dõi những con số này để tìm ra những nguồn lực cần thiết được sử dụng trong bảo trì máy móc thiết bị và xác định mức chi phí mà bạn đã bỏ ra nhiều hay ít. Với những chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động bảo trì này, bạn có thể dễ dàng quản lý được toàn bộ tài sản của mình, bao gồm cả máy móc thiết bị và vật tư phụ tùng.
