Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS là gì?

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS là gì?

CMMS viết tắt của “computerized maintenance management system” (Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị). CMMS là phần mềm giúp nhóm bảo trì theo dõi toàn bộ tài sản mà họ đang quản lý, lên kế hoạch và giám sát các nhiệm vụ bảo trì, lưu lại lịch sử công việc bảo trì.

Theo dõi công việc bảo trì

Nhà quản lý bảo trì có thể chọn máy móc hỏng hóc, mô tả trục trặc và phân công công việc phù hợp với từng nhân viên kỹ thuật để khắc phục sự cố đó nhanh nhất có thể. Sau khi sửa chữa xong, nhân viên bảo trì có trách nhiệm đánh dấu rằng công việc bảo trì “đã hoàn thành” và người quản lý sẽ nhận được thông báo “công việc đã hoàn thành”.

Lên kế hoạch bảo trì

Khi nhóm bảo trì bắt đầu lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa, họ cần một lịch bảo trì đáng tin cậy. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đặc biệt chuyên về lên kế hoạch công việc định kỳ và gửi thông báo nhắc nhở đến từng nhân viên. Lên kế hoạch bảo trì một cách khoa học giúp hạn chế tình trạng công việc quá tải và cũng đảm bảo rằng không bỏ sót bất cứ một nhiệm vụ bảo trì nào.

Yêu cầu bảo trì từ người dùng khách

Nhóm bảo trì thường phải nhận yêu cầu công việc từ những người ngoài nhóm bảo trì của mình. Có thể một yêu cầu bảo trì từ nhân viên vận hành dây chuyền sản xuất khi anh ấy nghe thấy một tiếng động lạ phát ra từ máy khoan hay từ người thuê căn hộ chung cư yêu cầu sửa chữa vòi sen. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS là trung tâm tiếp nhận và xử lý tất cả những yêu cầu đó.

Lưu lịch sử bảo trì

Nhiều nhóm bảo trì phải bảo trì những tài sản có tuổi thọ lên đến 10, 20 và thậm chí đến 30 năm tuổi. Những tài sản này có một lịch sử sữa chữa dày đặc. Khi có sự cố xảy ra, bạn nắm rõ cách thức xử lý trục trặc của những lần trước. Sau khi hoàn thành xong công việc sửa chữa, chúng sẽ được lưu lại vào lịch sử bảo trì của máy móc và có thể được xem lại nhiều lần bởi các nhân viên bảo trì.

Quản lý tồn kho

Các nhóm bảo trì phải lưu kho và quản lý hàng tá vật tư bao gồm cả phụ tùng sửa chữa máy móc và dầu bôi trơn. Hệ thống CMMS giúp nhóm bảo trì  nắm được chính xác số lượng vật tư trong kho, số vật tư đã được sử dụng và khi nào cần sử dụng vật tư để sửa chữa. Quản lý tồn kho giúp điều chỉnh được các chi phí liên quan đến tồn kho.

Gíam định và chứng nhận

Nhiều hệ thống phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS lưu lại lịch sử cố định của mỗi hành động bảo trì, chính vì thế mỗi lịch sử bảo trì có thể được kiểm định. Sẽ có ích trong trường hợp tai nạn hoặc yêu cầu bảo hiểm  – người giám định có thể xác minh liệu công việc bảo trì đã được hoàn thành hay chưa. Hệ thống phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS lưu lại dữ liệu trên một hệ thống trung tâm.

Do you want to see what a CMMS looks like?

CMMS được cài đặt ở đâu?

Có 2 vị trí phổ biến mà bạn có thể vận hành phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS: tại máy chủ của khách hàng và website.

On-premises

Khi một doanh nghiệp chịu trách nhiệm tự vận hành phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS, nó được gọi là phần mềm On-premises CMMS. Lợi ích của loại phần mềm này là người sử dụng có đầy đủ quyền điều khiển về quyền truy cập hệ thống vào máy chủ bảo trì thiết bị CMMS và hoàn tất nguồn dữ liệu riêng (liên quan đến việc bảo mật thông tin cho chủ dự án, ví dụ vậy). Tuy nhiên, mặt hạn chế của On-premises CMMS là chi phí đắc và khá phức tạp. Bộ phận IT phải luôn luôn theo dõi máy chủ, phải dự trù những tình huống xấu nhất có thể xảy ra và phần mềm có thể lỗi thời nếu không được nâng cấp thường xuyên.

Cloud-based

Khi phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS được vận hành online, nó được gọi là phần mềm quản lý bảo trì CMMS dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Ở đây, người cung cấp CMMS sẽ đảm hiệm giám sát toàn bộ hệ thống IT, tổ chức, bảo mật và phòng ngừa được những sự cố xảy ra bất ngờ. Bạn có thể truy cập phần mềm thông quá bất cứ máy tính nào chỉ cần kết nối với internet và sử dụng giao điện web. Một lợi thế khác của Cloud CMMS là phần mềm được nâng cấp tự động, vì thế bạn luôn luôn được sử dụng phiên bản phần mềm mới nhất. Chắc chắn đăng ký Cloud CMMS sẽ giúp bạn dễ dàng xuất thông tin trên hệ thống hiện tại, chính vì thế bạn có xuất bất cứ thông tin nào nếu cần.


Lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS?

  • Giảm sự cố hỏng hóc: Dễ dàng thực hiện công việc bảo trì phòng ngừa đồng nghĩa với việc sẽ có ít sự cố hỏng hóc xảy ra hơn.
  • Trách nhiệm cao hơn: Nhanh chóng biết được liệu kỹ sư bảo trì có thực hiện công việc đúng giờ hay không và nhận được thông báo khi công việc đã hoàn thành.
  • Giảm làm việc ngoài giờ: Lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa tối ưu hơn có nghĩa rằng nhóm bảo trì của bạn sẽ không lúc nào phải ngồi không cũng chẳng lúc nào phải bận bịu với cả núi công việc 1 lúc, công việc lúc lúc nào cũng được phân bổ đều đặn.
  • Lưu lịch sử bảo trì: Các nhân viên bảo trì có thể lưu lại hồ sơ hỏng hóc và cách xử lý, vì thế những thông tin này được giữ lại trong những lần sử dụng tiếp theo.
  • Giảm chi phí mua hàng: Tính năng lập kế hoạch tồn kho giúp bạn có nhiều thời gian để mua vật tư phụ tùng mà không bị chặt giá thay vì phải đi mua trong hối hả.
  • Chứng nhận và phân tích: Một hồ sơ đầy đủ về tài sản và lịch sử bảo trì giúp các quản lý phân tích mức độ tiêu hao năng lượng từ đó lên kế hoạch sử dụng nguyên liệu hợp lý cho bảo trì.

Đối tượng sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS

Mỗi ngành công nghiệp đều cần phần mềm quản lý bảo trì; phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS giúp bạn lên kế hoạch và quản lý các hoạt động bảo trì. Có 4 nhóm đối tượng chính sử dụng phần mềm này:

  • Ngành công nghiệp sản xuất: Có nhiều công ty sản xuất các sản phẩm vật chất. Họ có nhiều máy móc, dây chuyền sản xuất, xe nâng hàng và các thiết bị nặng đòi hỏi cần phải bảo trì thường xuyên.
  • Cơ sở vật chất của toà nhà: Những công ty này phải quản lý các toà nhà. Các toà nhà chung cư, rạp chiếu phim và các toà nhà chính phủ; tất cả đều yêu cầu phải bảo trì. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS giúp họ giải quyết các vấn đề về cấu trúc, HVAC và các vấn đề về cung cấp nước.
  • Công ty vận tải: Có nhiều công ty quản lý hàng tá xe cộ và phương tiện giao thông. Các công ty cho thuê xe hơi, xe phân phối pizza, xe bus công cộng và tàu vận chuyển hàng cùng với hàng tá xe tải. Tất cả đều cần được sửa chữa định kỳ bởi phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS.
  • Ngành giao thông vận tải: Đây là phân loại đặc biệt của bảo trì cho những công ty có tài sản như đường sá, đường ống dẫn nước, cáp quang trải dài trên diện tích rộng. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể giúp bạn quản lý hệ thống bảo trì phức tạp để giữ máy móc luôn vận hành hiệu quả.

Tương lai của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS

Những nhà cung cấp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS hiện đại đang tập trung vào những lĩnh vực có xu hướng phát triển:

Các ứng dụng Mobile CMMS

Các kỹ sư bảo trì dành hầu hết thời gian của họ bên ngoài để sửa chữa máy móc và giám sát các toà nhà. Vì thế tích hợp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS trên điện thoại là một điều hết sức cần thiết. Với ứng dụng trên điện thoại, các kỹ sư bảo trì có thể lưu lại những công việc họ đang làm, chụp lại hình ảnh công việc và yêu cầu trợ giúp trực tuyến.

Phần mềm CMMS dễ sử dụng

Nhiều công ty thiết lập phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đã khiến sản phẩm của họ trở nên khó sử dụng hơn. Giao diện đã không đổi từ năm thập niên 90 và nhiều tính năng phức tạp không cần thiết được  tích hợp trong phần mềm. Các công ty CMMS hiện đại hơn thường cố gắng tìm mọi cách để đơn giản hoá quy trình bảo trì và đảm bảo rằng phần mềm dễ sử dụng hơn.

Nhập liệu nhanh chóng

Phần lớn các dự án triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS thường hay thất bại bởi vì nó khá phức tạp và tốn rất nhiều thời gian nhập liệu vào hệ thống. Phiên bản mới của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS được thiết kế tập trung xoay quanh phương thức nhập dữ liệu trực quan và hiệu quả. Tính năng này giúp người sử dụng tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí cũng như tăng mức độ thành công trong triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS.

CMMS Cloud

Các nhà cung cấp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS hiện đại phần lớn tập trung vào cung cấp một phần mềm CMMS riêng biệt cho các khách hàng của họ. Phần mềm này được vận hành trực tuyến thông qua nền tảng điện toán đám mây. Nhà cung cấp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS quan tâm đến các vấn đề về IT, bảo mật, các tình huống backup. Điều này khiến nó trở thành sự lựa chọn tốt nhất cho các nhóm bảo trì hiện đại.

Just looking to kick the tires a bit?

Cách tốt nhất để bạn cảm nhận hết mọi giá trị của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Winmain CMMS chính là chạm đến từng tính năng thực của nó. Thử nào. Biết đâu bạn lại khám phá ra nhiều điều kinh ngạc từ Winmain CMMS đấy!