Vai trò của CMMS và hệ thống lên kế hoạch bảo trì
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị được sử dụng bởi các quản lý bảo trì, hỗ trợ họ trong các hoạt động quản lý bảo trì. Một số phần mềm rất cơ bản, như phần mềm công việc bảo trì – được sử dụng để nhận các yêu cầu công việc và quản lý công việc sửa chữa hay phức tạp hơn là phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS được sử dụng để lưu trữ dữ liệu và quản lý tất cả mọi khía cạnh của hoạt động bảo trì.
Ai sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS?
Các công ty ở mọi quy mô khác nhau, từ các công ty quy mô nhỏ từ 1 – 5 người hay các tập đoàn toàn cầu khổng lồ với hàng ngàn nhân viên bảo trì, sử dụng một vài loại chiến lược bảo trì khác nhau. Một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đặc biệt được quản lý bởi các nhà quản lý bảo trì, với các nhân viên bảo trì đăng nhập vào hệ thống (với quyền truy cập giới hạn) để truy cập vào công việc và hoàn tất các yêu cầu bảo trì của mình.
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS cũng được sử dụng bởi nhóm bảo trì cấp cao, sử dụng các báo cáo để cắt giảm chi phí bảo trì trong các hệ thống báo cáo tài chính, theo dõi sự kiện hỏng hóc, đánh giá năng suất sản xuất và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu bắt buộc của chính phủ.
Những lý do cần phải sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị
Không bỏ sót một công việc bảo trì nào
Phần mềm bảo trì theo dõi cách các sự cố hỏng hóc được xử lý trong quá khứ. Khi bạn bắt gặp những hỏng hóc tương tự, bạn có thể ngay lập tức biết được cách xử lý và giải quyết nhanh gọn vấn đề.
Khắc phục sự cố nhanh chóng
Liệu bạn có đang vật vã với đống giấy tờ liên quan đến công việc bảo trì và các yêu cầu công việc? Bằng cách sử dụng hệ thống bảo trì trên máy tính, bạn có thể loại bỏ tất cả các công việc liên quan đến giấy tờ và chắn chắn rằng bạn sẽ không bao giờ bỏ sót bất cứ một công việc bảo trì nào.
Tiết kiệm vật tư phụ tùng
Với các tính năng theo dõi tồn kho, phần mềm bảo trì giúp cho việc mua vật tư phụ tùng trở nên dễ dàng hơn trước khi bạn cần nó cho công việc bảo trì. Khi bạn chủ động mua trước vật tư phụ tùng, nhóm bảo trì của bạn sẽ không cần phải chịu phí ship hàng khi mua vật tư và hiển nhiên bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thương thảo giá cả.
Tìm cách cải thiện
Khi tất cả mọi công việc được theo dõi bởi phần mềm bảo trì, bạn có thể truy cập vào các báo cáo chuyên biệt giúp xử lý các công việc bảo trì một cách khoa học. Những báo cáo này cho bạn thấy được đang có sự cố ở đâu, liệu nhóm bảo trì của bạn có sai sót gì không và cần phải tiết kiệm chi phí ở khoản nào. Không một insights nào ở trên có thể xảy ra nếu không có gói phần mềm bảo trì với kho dữ liệu bảo trì khổng lồ này.
Thực hiện bảo trì phòng ngừa
Khi bảo trì được theo dõi bằng giấy tờ hay Excel, bạn không thể nào nhận được các thông báo cho các nhiệm vụ bảo trì phòng ngừa. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS mang đến nhóm bảo trì những thông báo nhắc nhở tự động, với chương trình cài đặt sẵn dựa trên lịch bảo trì bất cứ khi nào lịch bảo trì đến hạn. Điều này khiến cho các công việc bảo trì phòng ngừa được thực hiện một cách tối ưu.
Hoạch định công việc tốt hơn
Trong bảo trì, có một khối lượng lớn công việc cần phải làm nhưng chỉ có một lượng thời gian nhất định để hoàn thành tất cả các yêu cầu công việc đó. Công việc có được thực hiện thường xuyên hay không phụ thuộc vào kỹ năng của nhà quản lý bảo trì trong việc hoạch định thời gian. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị giúp tạo lập lịch bảo trì tối ưu hơn bởi vì nó cho bạn thấy tất cả các nhiệm vụ bảo trì sắp xảy ra.
Tính năng của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị
Mỗi gói phần mềm bảo trì trong thế giới bảo trì cho phép bạn sắp xếp các công việc bảo trì một cách khoa học. Đó là những nhiệm vụ được phân công trong nhóm bảo trì. Hầu hết các phần mềm cho phép người quản lý bảo trì thấy được những công việc đã hoàn tất, những công việc nào đang thực hiện và công việc nào đang gặp trục trặc.
Các gói phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS thu thập các yêu cầu bảo trì và cho nhà quản lý bảo trì một cái nhìn toàn diện về tất cả các công việc bảo trì trên hệ thống. Điều này khiến cho việc hoạch định và sắp xếp các công việc ưu tiên công việc hiệu quả hơn.
Không giống như các công việc bảo trì, yêu cầu công việc từ người dùng khách ngoài nhóm bảo trì. Một yêu cầu thông báo đến nhóm bảo trì khi có một nhân viên vận hành máy nghe thấy một tiếng động lạ, vết rò rỉ hay một số vấn đề khác cần phải khắc phục ngay. Phần mềm bảo trì tốt giúp bất cứ ai cũng có thể tạo lập yêu cầu công việc trên cùng một hệ thống, sau khi xem xét, các yêu cầu bảo trì sẽ được chuyển đến cho các quản lý bảo trì.
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị nâng cao có những tính năng về quản lý tồn kho. Những tính năng này rất hữu ích bởi vì các nhóm bảo trì thường xuyên phải quản lý một khối lượng lớn các vật tư hay phụ tùng. Một hệ thống tồn kho tốt sẽ thông báo cho quản lý bảo trì khi tồn kho phụ tùng chạm mức tồn kho tối thiểu cho phép và tự động xuất phiếu mua hàng.
Đối với các quản lý cấp cao của một tổ chức, tính năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS là báo cáo. Bằng cách xem qua các bảng biểu về hoạt động bảo trì, bạn có thể hoạch định nguồn ngân sách tối ưu, nắm được những tài sản có vấn đề, nhà sản xuất phụ tùng nào không đạt yêu cầu và quyết định liệu có cần thuê thêm nhân viên bảo trì/ nhà cung cấp hay không.
Đối với nhóm bảo trì, mục tiêu lớn nhất của việc sử dụng công cụ phần mềm bảo trì là chuyển từ trạng thái khắc phục các sự cố hỏng hóc (bảo trì đột xuất) sang bảo trì được lập kế hoạch trước (bảo trì theo kế hoạch). Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị làm cho bước chuyển tiếp này có thể xảy ra thông qua việc để nhân viên tự lên kế hoạch bảo trì theo thời gian đối với các tài sản; bảo trì theo trigger dựa trên cơ sở chu kỳ hoạt động và nhiệm vụ bảo trì theo trigger dựa trên các điều kiện (chẳng hạn: độ rung mạnh). Những công cụ này thường gửi mail hoặc thông báo đến nhân viên bảo trì khi công việc bảo trì đến hạn.
Một vài gói bảo trì cho phép người sử dụng chọn nhà cung cấp vật tư phụ tùng ngay trong phần mềm CMMS. Khi có nhu cầu về vật tư phụ tùng, nhóm bảo trì có thể đưa ra các yêu cầu mua hàng trên phần mềm CMMS. Các tính năng mua hàng này tiết kiệm được nhiều thời gian thông qua việc giảm khối lượng công việc giấy tờ và thời gian trao đổi với bộ phận mua hàng/tài chính.
Những thách thức khi triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS
Đào tạo và tài liệu
Học cách sử dụng một công cụ mới luôn là một thách thức nhưng thậm chí còn khó hơn khi công cụ này là cả một gói phần mềm. Có nhiều trường hợp mà phần mềm bảo trì chưa được sử dụng triệt để bởi vì nhóm bảo trì không được đào tạo kỹ càng cách để sử dụng nó. Trong suốt quá trình đào tạo, hãy dạy cho nhóm bảo trì của bạn về những giá trị và lợi ích thực tế của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS, không chỉ là cách sử dụng nó.
Có quy trình bảo trì
Không may là, mang phần mềm bảo trì đến một nhóm bảo trì không có nghĩa làm cho họ trở thành những anh hùng bóng đêm. Để nhận được những lợi ích khác ngoài hệ thống, điều quan trọng nhất là ngồi lại với nhóm bảo trì, phát thảo một công việc – một quy trình tiêu chuẩn để xử lý các đơn công việc bảo trì và sự cố hỏng hóc đột xuất. Nếu không tạo được một quy trình làm việc chuẩn với sự chấp thuận của quản lý cấp cao, quy trình mua sắm vật tư và tình trạng thực hiện công việc rõ ràng, nhóm bảo trì sẽ không thể sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả.
Hỗ trợ
Đôi khi bạn cũng cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia kỹ thuật qua điện thoại. Phải chắc chắn rằng chính sách hỗ trợ của nhà cung cấp phải rõ ràng – hỗ trợ có thể tốn phụ phí hay nhà cung cấp mong đợi bạn thuê hẳn một chuyên gia để giải quyết vấn đề đó.
Hệ thống chỉ tối ưu các dữ liệu nhập vào
Insight mà bạn nhận được từ phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS chỉ tối ưu dữ liệu bạn nhập vào hệ thống. Điều này có nghĩa rằng nếu các chuyên gia kỹ thuật không sử dụng hệ thống cho tất cả mọi công việc bảo trì hay cũng không điền thông tin công việc bảo trì đúng cách, thì họ sẽ không nhận được một bức tranh hoàn hảo về hoạt động bảo trì của mình. Đào tạo, các chính sách khuyến khích và tính năng dễ dàng sử dụng có thể tăng nhanh số lượng dữ liệu mà nhân viên bảo trì nhập vào.